por Sergio Nery

Você provavelmente já desejou que o dia tivesse mais horas do que as 24 horas que tem?

Mesmo sabendo-se que a vida não é só trabalho, o dia a dia nos vai demonstrando que o trabalho vai invadindo e reduzindo assustadoramente o campo de outras dimensões da condição humana – a família, o social, o cultural e o psicológico.

Os níveis de pressão com que somos confrontados no exercício das nossas atividades profissionais são hoje consideravelmente maiores, nos sendo requerido que façamos cada vez mais e melhor e, se possível, em menos tempo.

Particularmente para você de quem a empresa quer que atinja resultados, através de uma rentabilização máxima dos recursos básicos que tem à sua disposição – as pessoas e o tempo – os padrões de exigência são a cada hora mais elevados.

A questão que se coloca, então, é a de como conseguir, continuando o dia a ter as mesmas 24 horas?

A resposta parece incontornável: planejando de forma mais eficiente e profissional o seu trabalho e atendendo as pessoas com as quais se relaciona com maior eficácia; selecionando de forma equilibrada as tarefas qualitativas – as que requerem tempo para a reflexão – e as quantitativas – as que têm de ser feitas em grande quantidade e num curto espaço de tempo; separando criteriosamente as atividades urgentes das importantes.

Segundo Domenico De Masi  o tempo é “um dos maiores luxos do século XXI”

E é a mais pura verdade

O Tempo é algo:

•  Invisível
•  Insubstituível
•  Inesgotável
• Não passível de não ser utilizado
• Consumido logo que se recebe
• Não passível de compra, aluguel, fabricação, reciclagem

 

TEMPO PARA OS GREGOS

Cronos/Aiôn/Kairós

• CRONOS (um dos primeiros Deuses) (Saturno, para os romanos); cronologia: o Tempo objetivo do relógio.

Tempo linear, devorador em unidades discretas

• KAIRÓS (o deus da ocasião oportuna, do tempo certo, em oposição a Chronos que é o deus do tempo)

o Tempo do instante oportuno

(o momento certo/momento oportuno – momentum, em latim)

Temporalidade de pegar o instante/ocasião

… ou você pega este momento ou perde

É formado por vários motivos

Tem a ver com mudança, com  transformação

Kairós – algo que se transforma.

• AIÔN

o Tempo da eternidade – mítico

Não podemos contratar mais tempo!

Não podemos alugar e nem tampouco comprar

Mas, PODEMOS OTIMIZÁ-LO

Requererá um pouco mais de disciplina, organização e cumplicidade com este bem tão precioso.

GRANDES DESAFIOS:

• ANOTAR COMPROMISSOS
• PLANEJAR O DIA SEGUINTE
• OBSERVAR PRIORIDADES
• PREPARAR-SE COM ANTECEDÊNCIA

 

SINAIS DE UMA INCORRETA GESTÃO DO TEMPO

DESPERDIÇADORES DO TEMPO

• não definição / classificação das metas
• não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles
• interrupções telefônicas constantes
• reuniões excessivas e inconclusivas
• excesso de controle e reuniões improdutivas
• visitas “casuais” sistemáticas
• interrupções frequentes para atender as “urgências”
• ausência de um plano diário com objetivos e prioridades
• prioridades não claras/ falta priorização
• alterações constantes de ordens e de prioridades
• delegação ineficaz / excessivo envolvimento em detalhes

 

COMO OTIMIZAR

-Definir claramente os objetivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à atividade a realizar.

-Ter uma boa agenda (tradicional ou eletrônica), onde são descritas tarefas a serem realizadas e os compromissos. Não confiar somente na sua memória.

-Controlar as interrupções e minimizá-las. Saiba dizer “não” com amabilidade).

-Delegar tarefas. Permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores (diretos e/ou indiretos).

-Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o não importante, entre o urgente e o importante.

-Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

Algumas Dicas

1- Escrever sua lista de atividades da semana,  por exemplo no final de semana – no final da tarde de domingo e ir revisando no final do dia – o que você fez e como fez. Nesse final do dia revisar o que fará no dia seguinte e assim sucessivamente.

2 – Não incluir muitos itens – No máximo quatro, lembrando que ao longo do dia surgem imprevistos  não programados na agenda (um encontro com um cliente, uma reunião emergencial)

3- Incluir itens do dia a dia, claro que fazendo em paralelo uma lista ou um projeto de médio e longo prazo (por exemplo, uma viagem dos sonhos/a compra de uma casa, um carro, ou mesmo o casamento)

RECOMENDAÇÕES:

• DIVIDIR IDÉIAS E PROPÓSITOS COM ALGUÉM
• PROPONHA DESAFIOS PARA VOCÊ MESMO
• DECIDIR COM A RAZÃO, CORAÇÃO E EMOÇÃO
• DIVULGUE O QUE DEU CERTO.
• NÃO PROGRAME A UTILIZAÇÃO DE TODAS AS HORAS DO SEU DIA
• LIDE ADEQUADAMENTE COM EXPERIÊNCIAS QUE NÃO DERAM CERTO

 

TIPOS DE ATIVIDADES

A implementação de medidas para alcançar os objetivos e metas pressupõe o inventário e classificação das atividades:

Atividades        

Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos. Geralmente, são importantes.

Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia a dia. Podem ser urgentes, mas muitas vezes não são importantes.

Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a repercutir-se a longo prazo.

Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos. Acarretam consequências a curto prazo.

PRIORIDADE

Prioridade é um direito, estabelecido por um regulamento de passar antes dos outros. Efeito de chegar primeiro, de passar antes dos outros devido à sua importância. Uma tarefa que se faz antes de outra.

Tudo o que qualquer individuo faz durante o dia envolve uma tomada de decisão em termos do que é prioritário. Decidir entre as várias tarefas pode tornar-se complicado.

Como saber que uma coisa é mais importante do que outra, se todos os meus objetivos são vitais?

A decisão tem de ser tomada; mesmo que não tenhamos feito a decisão correta, pelo menos agimos nesse sentido.

Duas qualidades de atividades:

• Importância;
• Urgência.

ATIVIDADE IMPORTANTES versus URGENTES

Atividades importantes

são as que contribuem significativamente para atingir as nossas metas. Têm valor elevado e tendem a ter consequências a longo prazo.

Atividades urgentes

são as que têm de ser feitas agora, não esperam, podem ou não estar relacionadas com as nossas metas e com consequências a curto prazo.

Tarefas importantes, mas não urgentes

• Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.
• Necessitam ser feitas; reserve um tempo para elas antes que se tornem urgentes.

Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.

Composto por interrupções, telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco no curto prazo.

Tarefas urgentes, mas não importantes.

• Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, alguns telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc.
• São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?

Estratégia: em alguns casos diga não com diplomacia, em outros, delegue.

Tarefas sem importância e não urgentes.

• Telefonemas, e-mails irrelevantes, alguns grupos de WhatsApp
• Relatórios e reuniões inúteis.
• Excesso de tempo dedicado à internet e à televisão.

Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

Dicas para não deixar nada para depois *

• Se não gosta da tarefa, faça uma reengenharia da tarefa ou delegue-a para quem seja capaz de fazê-la melhor – ou elimine-a de sua agenda. Talvez você descubra que não precisava mesmo executá-la.
• Estabeleça um prazo para si mesmo. Assuma um compromisso com alguém que você respeita. Pode ser cônjuge, amigo, familiar. Peça para que essa pessoa ajude a conferir os prazos.
• Faça a tarefa logo, principalmente se está com medo de assumi-la. Assim, ficará logo livre para pensar em outra coisa.
• Dê a si mesmo uma recompensa quando conseguir driblar a procrastinação – como ir a um restaurante do qual você gosta. Alimentar a autoestima é um ponto importante para quem está lutando contra a cultura do atraso.
• Peça conselhos, dicas para especialistas ou colegas. Se seu carro está com problema e você não sabe como resolver, peça dicas para outras pessoas que, de alguma forma, estejam prontas para resolver a questão.
• Quando a tarefa é complexa, divida-a em partes, faça um projeto e defina uma sequência de passos a serem seguidos.
• Quando é longa, limite a duração das tarefas em alguns minutos por dia. Faça um pouco de cada vez.
• Programe-se mentalmente para agir diferente. Em vez de pensar “eu não vou conseguir cumprir o prazo”, mude o discurso e diga para si mesmo que, desta vez, você irá fazer o que prometeu.
• Estabeleça um ambiente favorável para o trabalho: remova do escritório (e do computador) todas as coisas que podem distraí-lo.

*Fonte: Franklin Covey Brasil

Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo

-Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;

-Permite aproveitar mais a vida;

-Possibilita maior domínio e controle do trabalho;

-Evita pressão interna e pressões externas;

-Segurança e objetividade do trabalho;

-Aumenta a produtividade;

-Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional.

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